8 dicas para gerenciar melhor suas pendências

crise

Dar conta de todas as tarefas do dia a dia e ainda arrumar tempo para traçar estratégias. Este é um dos maiores desafios dos empreendedores e dos profissionais. Em meio a um monte de trabalho, a organização é fundamental para obter resultados satisfatórios.

Confira as dicas do especialista em produtividade pessoal Augusto Campos, autor do blog Efetividade.net à revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, para gerenciar melhor as pendências e não deixar nada escapar:

1. Faça uma lista
Pendência não é a mesma coisa que compromisso. Pendências até podem ter prazo final, mas não têm hora marcada para início e fim. Por isso, merecem ser tratadas em uma lista separada, e não na sua agenda de horários.

2. Não deixe nada de fora
Você precisa confiar em sua lista de pendências. Todas as tarefas e entregas devem estar em uma lista priorizada. Ter uma lista incompleta ou imprecisa pode ser pior do que não ter nenhuma.

3. Defina prioridades
Saiba por onde começar. Não há modelo único: algumas pessoas se motivam começando pela tarefa mais difícil do dia, outras preferem começar aos poucos, outras encaram na ordem de prioridades. Encontre sua maneira e pratique!

4. Use a ferramenta certa
A ferramenta certa é aquela que funciona para você. Estamos no século 21 e muita gente continua anotando pendências em papeis. A razão é simples: funciona para elas. Escolha o que é melhor para você. Se preferir usar smartphone, tablet ou computador, teste o aplicativo gratuito Wunderlist.

5. Atualize
Sua lista acompanha você. Mesmo que você só resolva pendências em um determinado período do dia, novas tarefas podem surgir a qualquer momento e precisam ser registradas, caso contrário acabam se perdendo – é o princípio da “captura permanente”. Siga a regra dos dois minutos. O que pode ser feito na hora e terminado em menos de dois minutos não deve ser anotado, e sim simplesmente resolvido. Mas uma tarefa de dois minutos que não possa ser resolvida na hora é uma pendência como qualquer outra.

6. Planeje o dia seguinte
Reveja a lista todos os dias. Uma boa lista de pendências precisa de atenção diária, de preferência ao final do período. É o momento de identificar as prioridades para o próximo dia, unindo a visão estratégica ao plano de curto prazo.

7. Divida para conquistar
Se uma tarefa ficar pendente por ser complexa demais, quebre-a em partes menores, e concentre-se em conseguir dar início à primeira delas, ganhando assim impulso para as próximas.

8. Coloque a mão na massa
O importante é fazer. Muitos métodos de gerenciamento de produtividade estabelecem técnicas elaboradas de planejamento, acompanhamento e avaliação que superam as necessidades práticas e acabam cansando e ocupando tempo. O foco tem que ser oposto: reduzir o gerenciamento e privilegiar a execução ordenada.

Fonte: Pequenas Empresas & Grandes Negócios

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